HR e gestione del dato del personale: "equilibrismo" tra conformità al GDPR e necessità operative

Pubblicata il 28 gennaio 2021

 

Tutti noi conosciamo il ruolo cruciale che assume l’Ufficio Risorse Umane all’interno delle imprese. Non sempre, però, siamo altrettanto consapevoli del livello di responsabilità e di rischio che l’amministrazione del personale comporta.

L’HR, infatti, è chiamato quotidianamente a gestire i dati personali di dipendenti e collaboratori (e talvolta dei relativi congiunti), trattando queste informazioni in ogni fase del rapporto di lavoro: dalla selezione alla rilevazione delle presenze, passando per la gestione dei turni e la localizzazione dei mezzi, la formazione e le valutazioni delle performance, sino ovviamente agli adempimenti amministrativi connessi al pagamento degli stipendi, alle certificazioni dei redditi e alle pratiche di malattia o infortuni, con relativa trasmissione a soggetti terzi.

Per fare questo, l’Ufficio Risorse Umane deve costantemente destreggiarsi tra una pluralità di normative che si coordinano ed integrano tra loro, non ultimo il Regolamento sulla protezione dei dati.

La delicatezza di questo ruolo discende anche dalla natura dei dati personali oggetto di trattamento, laddove nel corso del rapporto lavorativo le informazioni acquisite sul lavoratore si implementano costantemente di dati non soltanto meramente anagrafici, ma anche particolari (primi fra tutti, quelli sanitari), sino a quelli penali.

Ognuna di queste fasi, come ciascuna di queste categorie di dati, assume un peso diverso e richiede al contempo particolari cautele, basate sempre e comunque sul fondamentale presupposto del rispetto dei principi che regolano l’attività di trattamento.

Ecco dunque che anche la trasmissione e la condivisione dei dati dei dipendenti nei confronti di terzi, ad esempio del consulente del lavoro, non potrà prescindere dall’adeguata nomina e dal rispetto da parte di questi ultimi delle garanzie di trattamento, come previste dal GDPR.

È importante, infatti, ricordare il primato che assume l’errore umano nei data breaches, come riconosciuto dalla Conferenza Internazionale delle Autorità per la protezione dei dati (ICDPPC ora Global Privacy Assembly) del 2019, che oggi più che mai viene messo in luce dall’aumento esponenziale di attacchi informatici (+250% nel secondo semestre 2020 secondo il rapporto dell’Osservatorio sulla cybersecurity di Exprivia).

Circostanze, queste, che rendono sempre più imprescindibile un’adeguata formazione del personale, non solo al fine di soddisfare tutti i requisiti richiesti dal GDPR, ma anche per assicurare una rinnovata capacità di resilienza all’impresa stessa.

 

Per informazioni:
Tel.: 0422 916417
E-mail: privacy@unisef.it